Функции казначейства на предприятии. Как регламентировать казначейские функции
Ошибки в работе казначейства могут дорого стоить компании. Даже малейшая задержка с оплатой заставит кредиторов усомниться в ее финансовой устойчивости. Во избежание всевозможных рисков необходимо регламентировать работу казначейства. Необходимый минимум - положение о казначействе и регламент осуществления платежей.
Положение о казначействе
Прежде чем начать детально прорабатывать последовательность осуществления платежей, формы отчетности и реестров, нужно создать положение о работе казначейства. Этот документ призван закрепить цели и задачи этого подразделения, функции, выполняемые им, а также принципы взаимодействия с другими структурными единицами компании. Несмотря на кажущуюся формальность положения о работе казначейства, оно решит многие проблемы и избавит компанию от внутренних конфликтов (образец Положения о казначействе компании см. ниже).
ОПЫТ ПРАКТИКА
Ирина Харисова,
вице-президент и финансовый директор «АБС Холдингс»:
«Создавая положение о казначействе для нашей дочерней компании ОАО «Всероссийский научно-исследовательский, проектно-конструкторский и технологический институт релестроения с опытным производством», мы руководствовались простым правилом: деятельность любого подразделения должна быть регламентирована, чтобы можно было четко разграничить полномочия и ответственность, а таго холдинга. Несмотря на традиционную активную научно-исследовательскую работу ВНИИРа в области релкже упорядочить все процессы, связанные с управлением деньгами. Данное положение стандартно для всех предприятий нашеестроения, компания также достаточно успешно ведет производственную деятельность. По прошлому году их выручка составила более 120 млн долларов.
Каких-то серьезных проблем в работе до введения Положения о казначействе не возникало, во многом благодаря тому, что этот документ появился одновременно с созданием казначейской службы. В противном случае прецеденты не заставили бы себя ждать, конфликты между подразделениями стали бы нормой. Например, казначейство имеет право требовать санкции или предлагать поощрить менеджеров по продажам. Дело в том, что в качестве одного из критериев мотивации для них является своевременное получение денежных средств от заказчиков, чтобы дебиторская задолженность не превращалась в хроническую, тем самым «проедая» всю заложенную в цену прибыль.Так вот, если после отгрузки покупатель задерживает платежи, казначейство предоставляет необходимые данные для снижения бонуса продавца. Почва для конфликта и дальнейшего выяснения отношений на тему, у кого и какие права есть, была бы обеспечена. Положение о казначействе сразу снимает эти и многие другие вопросы».
Регламент платежей
Другой не менее важный документ, который должен быть разработан для казначейства, – регламент исполнения платежей. Обеспечить контроль над всеми платежами – одна из основных задач любого финансового директора (образец Регламента взаимодействия подразделений при проведении безналичных платежей в компании см. далее).
ОПЫТ ПРАКТИКА
Андрей Демидов,
начальник отдела корпоративных финансов компании «Евросеть»:
«У нас матричная структура подчинения. Все филиалы функционально подчиняются головному офису. Отдел корпоративных финансов головного офиса, который в принципе можно называть департаментом казначейства – в этом не будет ошибки – включает следующие подразделения: группа по работе с финансовыми институтами (получение кредитов и эквайринг), группа по обслуживанию кредитных организаций (организация и контроль инкассации, открытие/закрытие р/с),группа казначейства (распределение всех платежей между филиалами и банками), группа по страхованию имущества, группа банк-клиент (отправка платежей, разнесение выписок) и касса.
В филиалах все проще. У финансового директора филиала есть в подчинении финансовый менеджер и операционистки, которые отправляют все платежи и разносят выписки. Все платежи у нас в обязательном порядке согласовываются в головном офисе. Схема прохождения платежей, на мой взгляд, достаточно простая и понятная. У нас есть бюджет движения денежных средств, из которого понятны все предстоящие платежи. Помимо него составляется еженедельный прогноз движения денежных средств в разрезе ЦФО. Каждому подразделению выделяется определенная сумма на неделю в соответствии с бюджетом. Все филиалы с утра собирают данные о выручке, остатках на счетах и присылают в головной офис до 13.00 (отчет называется Daily Cash Flow). Мы видим их предстоящие расходы и знаем, сколько денег они перечислят в головной офис (все свободные средства они направляют в ПО).
Что касается авторизации платежей, то все это происходит в модуле SAP в режиме онлайн. То есть филиалы выставляют заявки, просят их оплатить, мы согласовываем, после чего ставим статус «к оплате». Дальше остается выбрать, с какого расчетного счета мы можем платить (грубо говоря, выбрать, где есть деньги), и выгрузить готовую платежку в систему «банк-клиент». Внедрять SAP мы начали в 2005 году, закончили создание системы электронного визирования платежей во всех филиалах в конце 2007 года.
Образец положения о казначействе
ДОКУМЕНТ С КОММЕНТАРИЯМИ ИРИНЫ ХАРИСОВОЙ, ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА И ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА «АБС ХОЛДИНГС»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ОАО «ВНИИР»
________________ Г.С. Нудельман
«____» ________________2009 г.
ПОЛОЖЕНИЕ О КАЗНАЧЕЙСТВЕ
I. Общие положения
Казначейство является структурным подразделением и подчиняется финансовому директору института.
В своей деятельности казначейство руководствуется Политикой ОАО «ВНИИР» в области качества на текущий момент и на перспективу, настоящим Положением, требованиями государственных нормативных документов.
Компания сертифицирована на соответствие требованиям качества по стандартам ISO. Оговорка о соответствии работы казначейства стандартам качества сделана в том числе для того, чтобы соответствовать правилам сертификации. Более того, один из наших очень крупных клиентов требовал продемонстрировать Положение о казначействе, чтобы быть уверенным в качестве исполнения платежей.
II. Задачи
Организация финансовой деятельности института, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов института, своевременности платежей по обязательствам в государственный бюджет, поставщикам и учреждениям банков.
Конечно, казначейство в первую очередь отвечает за сохранность и эффективность использования оборотных средств, а именно денег и дебиторской задолженности. Задача обеспечения сохранности и эффективности использования основных фондов, а также трудовых ресурсов, как бы странно ни выглядела, если вдуматься, тоже понятна. Например, произойдет по вине казначейства задержка с выплатой заработной платы, и ни о какой сохранности трудовых ресурсов, а точнее кадров, не будет и речи.
III. Структура
Структуру и штат отдела утверждает генеральный директор по представлению финансового директора.
Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется руководителем казначейства в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.
IV. Функции
1. В области финансово-кредитного планирования
1.1. Составление в установленные сроки проектов финансовых планов института со всеми необходимыми расчетами с учетом максимальной мобилизации внутрихозяйственных резервов, наиболее рационального использования основных и оборотных фондов.
1.2. Участие в составлении и представление в установленные сроки кредитных заявок в учреждения банков.
Казначейство именно участвует в составлении и представлении в установленные сроки кредитных заявок в учреждения банков, но не договаривается о кредитах. Весь переговорный процесс с кредитными организациями возложен на головной офис компании «АБС Холдингс». Поэтому задача казначейства – подготовить весь необходимый пакет документации, в срок согласовать его и передать банку.
1.3. Участие в определении потребности собственных оборотных средств по элементам и расчет нормативов оборотных средств.
1.4. Составление плана финансирования централизованных капитальных вложений и плана финансирования капитального ремонта основных фондов.
1.5. Осуществление расчетов по предъявлению претензий поставщикам и подрядчикам и по перечислению экспортной премии.
1.6. Доведение показателей утвержденного финансового плана и вытекающих из него заданий, лимитов, норм и нормативов оборотных средств до отделов, служб, цехов института и осуществление систематического контроля за их соблюдением и выполнением.
1.7. Составление на предстоящий месяц и на внутримесячные периоды оперативных финансовых планов.
1.8. Обеспечение выполнения финансового, кредитного и кассового планов.
2. В области финансово-оперативной работы
2.1. Обеспечение в установленные сроки: платежей в государственный бюджет; уплаты процентов за кредит по краткосрочным и долгосрочным ссудам; выдачи заработной платы работникам института и осуществления других кассовых операций; оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы в соответствии с заключенными договорами.
2.2. Обеспечение финансированием затрат, предусмотренных планом.
2.3. Оформление испрашиваемых кредитов в соответствии с действующими правилами кредитования и обеспечения возврата полученных ссуд в установленные сроки.
2.4. Предъявление в учреждения банков оформленных в установленном порядке платежных требований, других расчетных документов за отгруженную продукцию, оказанные услуги и выполненные работы; обеспечение своевременного получения документов на отгрузку продукции, выписки счетов и принятия мер к своевременному получению причитающихся с покупателей средств.
Ситуацию с дебиторской задолженностью, помимо менеджеров по продажам, контролирует казначейство. Поэтому для этого подразделения предусмотрены такие функции. И именно казначейство может остановить отгрузки клиентам, если те не платят по своим долгам. Подобная ситуация не так давно имела место. Казначей напрямую связался с вице-президентом и сообщил о несогласии с применяемой политикой отгрузки, которая не соответствовала кризисным условиям. Руководство предприятия не спешило принимать решение об ее изменении. Дальше проблему решала уже головная компания «АБС Холдингс».
2.5. Ведение ежедневного оперативного учета выполнения показателей финансового плана.
2.6. Составление и представление руководству института сведений и справок о ходе выполнения основных показателей финансового плана и о финансовом состоянии.
2.7. Составление и своевременное представление вышестоящей организации, финансовым органам и учреждениям банков установленной оперативной финансовой отчетности.
2.8. Осуществление мероприятий, способствующих ускорению оборачиваемости средств в расчетах.
Предприятия «АБС Холдингс» расположены в разных регионах, что может несколько увеличить время с момента оплаты до зачисления денег на расчетный счет контрагента. Чтобы этого не происходило, казначейство может заранее перечислить деньги на счета московского филиала банка, в котором обслуживается то или иное предприятие, чтобы ускорить расчеты, например, с московскими поставщиками.
2.9. Совместно с отделами и службами института: рассмотрение претензий и санкций, предъявленных покупателями и заказчиками, и разработка предложений по устранению недостатков, вызывающих эти претензии; предъявление претензий (совместно с юридическим отделом) и применение санкций к покупателям, поставщикам и заказчикам; принятие мер (совместно с юридическим департаментом и главной бухгалтерией) по своевременному и полному взысканию дебиторской задолженности с покупателей и других дебиторов.
2.10. Внедрение наиболее целесообразных форм расчетов с покупателями и поставщиками, способствующих своевременности платежей, и обеспечение соблюдения правил ведения этих расчетов.
2.11. Получение, хранение, оперативный учет и выдача наличных денег, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в соответствии с Положением о ведении кассовых операций.
2.12. Соблюдение установленного соответствующим банком лимита остатка наличных денег в кассах института и обеспечения полной сохранности денежных знаков.
3. В области контрольно-аналитической работы
3.1. Осуществление контроля: за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов; за состоянием отгрузки и реализация продукции; за использованием по целевому назначению собственных и заемных оборотных средств в целом по предприятию; за получением наличных денег в учреждениях банков на выплату заработной платы и другие расходы строго в пределах причитающихся сумм, определенных исходя из установленных правил и кассовых планов, утвержденных предприятием, и за соблюдением кассовой дисциплины. По всем вопросам, связанным с осуществлением перечисленных функций, финансовый отдел вносит свои предложения руководству института.
3.2. Осуществление систематического анализа бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности по вопросам, связанным с выполнением финансового, кассового и кредитного планов, соблюдением финансовой и платежной дисциплины; прогнозирование результатов хозяйственно-финансовой деятельности; улучшение использования основных фондов и оборотных средств; выявление и мобилизация внутрипромышленных резервов и дополнительных источников финансирования.
3.3. Участие в организации работы по анализу производственно-хозяйственной деятельности института и определение влияния этой деятельности на финансовые показатели.
3.4. Участие в заключении хозяйственных договоров и принятие финансовых условий.
3.5. Участие в работе по совершенствованию организации и планирования оборотных средств и в осуществлении мероприятий, направленных на ускорение оборачиваемости оборотных средств института.
V. Взаимоотношения казначейства с другими подразделениями и дочерними институтами
1. С руководством института
Получает: планы по корректировке стратегии института, согласованные и утвержденные бюджеты. Предоставляет: оперативные данные управленческого учета, проекты регламентов и бюджетов, результаты финансового анализа и прогнозирования.
2. С департаментами
Порядок получения счетов и прохождения заявок на оплату подробно изложен в регламенте осуществления платежей.
VI. Права
1. Требовать от подразделений института представления материалов (данных анализа хозяйственной деятельности бухгалтерского, статистического и оперативного учета и т. д.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию казначейства.
2. Контролировать финансовую деятельность подразделений института и давать их руководителям рекомендации по организации и ведению финансовой работы.
3. По результатам хозяйственной деятельности давать предложения руководству института о применении санкций и о поощрениях по отношению к отдельным работникам и подразделениям института.
Казначейство не принимает единоличных решений о премировании или депремировании менеджеров по продажам, допустивших возникновение просроченной дебиторской задолженности. Тем не менее именно это подразделение может наложить свое вето на выделение премий «нерадивым продажникам». Бывают и обратные ситуации, когда казначейство инициирует выплату дополнительных бонусов тем специалистам отдела продаж, клиенты которых платят регулярно и точно в срок.
4. По уполномочию руководства института распоряжаться финансовыми ресурсами и подписывать (первой подписью) денежные, платежные, расчетные, кредитные и другие финансовые документы, с соблюдением действующего законодательства, правил договоров, инструкций, а также утвержденных планов, смет и согласованных реестров на оплату.
5. Представлять предприятие в финансовых, кредитных и других организациях по финансовым вопросам.
6. Визировать все документы, связанные с финансовой деятельностью института (планы, сметы, отчеты, договоры, приказы, распоряжения и др.).
Любой значимый контракт или иной документ, с которым в будущем будут связаны денежные потоки компании, должен пройти согласование в отделе казначейства. Без этого не будет полноценного контроля над расходованием средств.
7. Указания финансового отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями института.
VII. Ответственность
1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел казначейства задач и функций, а также за реализацию Политики ОАО «ВНИИР» в области качества несет начальник казначейства.
2. Ответственность за обеспечение выполнения документально оформленных требований системы менеджмента качества ОАО «ВНИИР», Руководства по качеству несет начальник казначейства.
3. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
Пример регламента платежей
ДОКУМЕНТ С КОММЕНТАРИЯМИ АНДРЕЯ ДЕМИДОВА, НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КОРПОРАТИВНЫХ ФИНАНСОВ КОМПАНИИ «ЕВРОСЕТЬ »
КОМПАНИЯ ЕВРОСЕТЬ
Исполнитель:
Редакция: от 28.02.08
Страниц всего:
10 Утверждено: Приказ № О-0261 от 28.02.2008
Статус:
Действующий
1. Термины и определения и сокращения
1.1. Поставщик товара – поставщик телефонов, аксессуаров и портативной техники.
1.2. Заявка – заявка на безналичный платеж или заявка на получение денежных средств на командировку.
1.3. ГО – Головной офис.
1.4. СГБ – служба главного бухгалтера.
2. Назначение
2.1. Настоящий Регламент определяет сроки, порядок действий и ответственность сотрудников Компании при проведении безналичных платежей.
3. Применение
3.1. Регламент обязателен для применения всеми сотрудниками Компании.
4. Оформление и подача заявки на безналичный платеж
Для проведения безналичного платежа инициатор платежа в ГО/в Филиале:
4.1. Оформляет зая вку на безналичный платеж (далее заявка) (Приложение 1).
4.2. Прикладывает к заявке копии первичных документов, подтверждающих необходимость проведения платежа:
– предоплата – счет;
– оплата по факту выполненных работ, услуг – акт выполненных работ, услуг/накладная;
– при первом платеже по новому договору дополнительно необходима копия договора, а при первой оплате строительно-ремонтных работ – смета.
4.3. Передает заявку с первичными документами бюджетному контролеру в Головном Офисе/ответственному лицу в Филиале в соответствии с Приказом об утверждении списка ответственных лиц Компании.
4.4. Сроки передачи и прохождения всех заявок на безналичный платеж, кроме заявок по платежам поставщикам товара указаны в (Приложении 2).
Если говорить в самых общих чертах, то в среднем на прохождение платежа отводится два дня максимум. В отношении поставщиков мы стараемся действовать более оперативно, чтобы не испортить партнерские отношения. Платеж уходит в тот же день, когда подана заявка. Стоит отметить, что в головном офисе в день оплачивается порядка 500 заявок.
4.5. Сроки подачи и прохождение заявок на безналичный платеж по оплате поставщикам товаров указаны в Приложении 3.
5. Этапы утверждения заявки на безналичный платеж
5.1. После получения заявки от инициатора бюджетный контролер в ГО/ответственное лицо в Филиале:
5.1.1. Проверяет правильность оформления заявки.
Довольно часто встречаются ошибки в реквизитах контрагентов – где-то около 1–3 процентов от всех поданных заявок на платеж. Также на начальной стадии отсеиваются заявки, неверно заведенные по бюджетным статьям.
5.1.2. Проверяет наличие первичных документов к заявке.
5.1.3. Проверяет соответствие реквизитов контрагента в первичных документах и в учетной системе.
5.1.4. Проверяет возможность оплаты поданной заявки из средств бюджета.
5.1.5. Возвращает инициатору платежа заявку и первичную документацию и информирует его о причинах, если:
– заявка оформлена неправильно;
– к заявке приложена не вся первичная документация;
– если реквизиты контрагента в первичной документации не соответствуют реквизитам контрагента, указанным в учетной системе;
– в бюджете нет денежных средств для оплаты поданной заявки.
Оплата блокируется до следующего месяца, но бывают и исключения, в зависимости от важности платежа. И если выплата критически важна, то есть несколько вариантов действий: первый – взять деньги из бюджета следующего периода, а второй – по согласованию с вице-президентами соответствующих подразделений перекинуть средства из другой статьи бюджета.
5.1.6. Визирует полученную заявку.
5.1.7. Отражает в бюджете данные, указанные в заявке.
5.1.8. Передает заявку с первичными документами сотруднику Группы Казначейство ГО/бюджетному контролеру Филиала.
5.1.9. По российским поставщикам товара – организует хранение заявок с приложенными копиями первичных документов.
5.2. После получения заявки от бюджетного контролера в ГО/ответственного лица в Филиале сотрудник Группы Казначейство ГО / бюджетный контролер Филиала:
5.2.1. Проверяет правильность внесения данных заявки в бюджет.
5.2.2. При обнаружении ошибок информирует об этом бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале.
5.2.3. В случае недостатка денежных средств в бюджете блокирует платеж и информирует инициатора платежа и бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале о причине блокировки.
5.2.4. Передает заявки, кроме заявок по платежам, поставщикам товара, по реестру на подпись главному бухгалтеру юридического лица в ГО/в Филиале.
5.2.5. Забирает завизированную или заблокированную заявку с первичными документами у главного бухгалтера юридического лица в ГО/в Филиале по реестру. Факт блокировки заявки указывается в реестре.
5.2.6. В случае отклонения заявки главным бухгалтером юридического лица в ГО/в Филиале информирует инициатора и бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале о причине отклонения.
Случаи отклонения заявки главным бухгалтером в последнее время большая редкость, и все же бывают. Как правило, это происходит из-за того, что к заявке не приложена необходимая первичная документация, например оригинал договора.
5.2.7. Организует хранение заблокированных заявок до возможности совершения оплаты, но не дольше 1 рабочего дня. По истечении указанного срока возвращает заблокированную заявку бюджетному контролеру в ГО/ ответственному лицу в Филиале.
5.2.8. Передает заявки, в том числе по иностранным поставщикам товара, по которым возможно совершить оплату, с первичными документами начальнику Группы Казначейство ГО/Финансовому директору Филиала.
5.3. Начальник Группы Казначейство ГО/Финансовый директор Филиала:
5.3.1. Проверяет заявку на соответствие требованиям Положения о контрактной политике Компании.
5.3.2. Информирует бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале и возвращает инициатору заявку с первичной документацией, если заявка не соответствует требованиям Положения о контрактной политике Компании.
5.3.3. Ранжирует по приоритету платежей заявки, поступившие за день.
Приоритет платежа зависит от важности и срочности. Жестко формализованной процедуры определения приоритета нет.
5.3.4. Определяет заявки, подлежащие оплате в ближайший рабочий день. Остальные заявки оплачиваются на следующий рабочий день при наличии денежных средств.
5.3.5. Передает заявки, подлежащие оплате, с первичной документацией сотруднику Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала.
5.4. После получения заявок на оплату сотрудник Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала:
5.4.1. Для каждой заявки определяет банк оплаты.
Банк, из которого будет осуществлен платеж, определяется довольно просто. Утром в головном офисе уже есть сведения об остатках средств на всех счетах. Соответственно платеж уходит с того расчетного счета, на котором достаточно средств.
5.4.2. Передает заявки с первичной документацией в Группу Банк ГО/Филиала.
6. Оплата заявки на безналичный платеж
Сотрудник Группы «Банк» ГО/Филиала:
6.1.1. Проводит платежи на оплату по заявкам, полученным из Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала.
6.1.2. Организует хранение оплаченных заявок и первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7. Особенности проведения безналичных платежей в ГО и в Филиалах, работающих в системе SAP R/3
7.1. Бюджетный контролер в ГО/ответственное лицо в Филиале дополнительно к п. 2.1. заносит заявку, полученную от инициатора, в систему SAP R/3 согласно Инструкции «Заявки на оплату».
7.2. Все этапы утверждения заявки фиксируются в системе SAP R/3 согласно Инструкции «Работа с отчетом ZZLSPR».
7.3. Конечным этапом прохождения бумажных заявок являются:
7.3.1. Все заявки, кроме заявок по платежам поставщикам товара – утверждение заявки главным бухгалтером юридического лица. Главный бухгалтер юридического лица организует хранение заявок и первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7.3.2. Заявки по платежам российским поставщикам товара – утверждение заявки бюджетным контролером ГО/Ответственное лицо Филиала. Бюджетный контролер в ГО/ Ответственное лицо в Филиале организует хранение заявок по российским поставщикам товара с копиями первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7.3.3. Заявки по платежам иностранным поставщикам товара – проходят все этапы утверждения: от бюджетного контролера в ГО/ответственного лица в Филиале до Группы банк ГО/Филиала, кроме п. 5.2.4., 5.2.5. Все филиалы с утра собирают данные о выручке, остатках на счетах и присылают в головной офис до 13.00 (отчет называется Daily Cash Flow).
Муниципальный бюджет :
Вторую функцию казначейства составляет управление рыночным риском с целью извлечения дохода от ожидаемого развития ситуации на рынке (рыночной конъюнктуры). Рыночный риск включает в себя процентный, валютный и фондовый риски.
- Управление процентным риском осуществляется путём установления базовых процентных ставок и трансфертных цен для филиалов и других доходных подразделений. В зависимости от структуры и размера организации базовые процентные ставки и трансфертные цены устанавливаются либо самим казначейством, либо, по предложению казначейства, комитетом по управлению активами и пассивами.
- Управление валютным риском осуществляется путём открытия валютных позиций, то есть покупок или продаж одних валют за другие (чаще всего иностранных за национальную), и установления лимитов на величины валютных позиций филиалов и других доходных подразделений.
- Управление фондовым риском осуществляется путём формирования портфелей ценных бумаг (акций , облигаций , векселей и др.)
Третьей функцией казначейства является координация указанных выше функций в рамках централизованного управления активами и пассивами организации.
Примечания
Ссылки
- Количественная оценка эффективности казначейства банка
Wikimedia Foundation . 2010 .
Смотреть что такое "Казначейство (банка, корпорации)" в других словарях:
Казначейство - (Treasury) Определение казначейства, структура, задачи и функции казначейства Информация об определении казначейства, структура, задачи и функции казначейства Содержание Содержание Обозначение казначейской системы исполнения по Необходимость… … Энциклопедия инвестора
Для термина «Казначейство» см. другие значения. Финансы Публичные финансы: Международные финансы Государственный бюджет Федеральный бюджет Муниципальный бюджет Частные финансы: Корпоративные финансы Финансы домохозяйств Финансовые рынки: Рынок… … Википедия
У термина «Казначейство» существуют и другие значения. Финансы Публичные финансы: Международные финансы Государственный бюджет Федеральный бюджет Муниципальный бюджет Частные финансы: Корпоративные финансы Финансы домохозяйств … Википедия
В Викисловаре есть статья «казначейство» Казначейство: Федеральное казначейство (Казначейство Росс … Википедия
ЗАКОН О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ КОРПОРАЦИИ СТРАХОВАНИЯ ДЕПОЗИТОВ 1991 г. - FEDERAL DEPOSIT INSURANCE CORPORATION IMPROVEMENT ACT OF 1991Этот закон введен в действие 19 декабря 1991 г. Одно из его основных положений реструктурирование и реформирование кредитно фин. сферы. Законодательство обеспечивало правовую основу… …
ДОХОДЫ ФЕДЕРАЛЬНОГО РЕЗЕРВНОГО БАНКА - FEDERAL RESERVE BANK EARNINGSДля федеральных резервных банков получение прибыли не является первичной задачей; мотив прибыльности является вторичным по сравнению с задачей осуществления надлежащей ден. кредитной политикиСистема распределения… … Энциклопедия банковского дела и финансов
Доллар США - (US USD) Доллар США это денежная единица Соединенных Штатов Америки Доллар США: курс и номинал денежной единицы США, история и перспективы развития резервной валюты мира Содержание >>>>>>>>> … Энциклопедия инвестора
Федеральная резервная система США - (Federal Reserve System) Федеральная резервная система США это система банков, выполняющая роль центробанка США Федеральная резервная система США: предпосылки и история создания, закон о Федеральном Резерве, функции, Центробанк США, связи с ЦБ РФ … Энциклопедия инвестора
Листинг - (Listing) Листинг это совокупность процедур по допуску ценных бумаг к обращению на фондовой бирже Определение листинга, преимущества и недостатки листинга, виды листинга, этапы процедуры листинга, котировальный список листинга, делистинг… … Энциклопедия инвестора
Федеральный резервный банк Сент-Луиса - (The Federal Reserve Bank of St. Louis) Федеральный резервный банк Сент Луиса это один из банков Федеральной резервной системы Федеральный резервный банк Сент Луиса: назначение и функции, обязанности банка, руководство и филиалы Содержание… … Энциклопедия инвестора
В настоящее время многие компании оказались в непростой ситуации. С одной стороны, нехватка денежных средств, с другой стороны требования кредиторов немедленно погасить долги. Чтобы хоть как-то исправить ситуацию, многие предпринимают такие очевидные меры, как повышение цен или сокращение инвестиций. Однако это не всегда целесообразно - высокие цены снижают конкурентную способность продукции, а отказ от инвестиций замедляет развитие предприятия. Возможно, сохранить финансовую устойчивость поможет оптимизация процессов управления денежными средствами.
Достичь оптимизации финансовых потоков помогают такие мероприятия, как оперативное планирование денежных средств, управление оборотным капиталом, бюджетный контроль заявок на расход денежных средств и план-фактный анализ.
Как правило, комплекс этих инструментов объединяют в систему и называют системой казначейства.
На многих предприятиях система казначейства уже существует, где-то присутствует в усеченном виде, а некоторые только задумываются о необходимости ее внедрения.
Тем не менее, каждый руководитель хочет, чтобы данная технология была эффективна и давала реальные результаты, например, помогала устранять кассовые разрывы и способствовала принятию правильных управленческих решений.
Чтобы будущая система была эффективной, необходимо заранее изучить типовые проблемы, с которыми сталкивается практически каждая компания, и возможные способы их решения. Следует отметить, что особенно сложно наладить процессы казначейства в крупных, многофилиальных структурах.
К сожалению, в большом разнообразии литературы нет готового пособия или руководства по постановке учета казначейских операций, поэтому в данной статье рассмотрим следующие вопросы:
Что такое казначейство?
Какие задачи выполняет казначейство?
Какие инструменты используются в казначействе?
Что такое казначейство?
Основной функцией казначейства является управление финансовыми потоками, т.е. расчет и планирование необходимого объема денежных средств в каждый момент времени и выявление периодов, когда ожидается их недостаток или избыток. Это позволяет избежать кризисных ситуаций и рационально использовать ресурсы компании.
Финансовый поток предприятия складывается из распределенных во времени поступлений и выплат денежных средств, генерируемых в процессе деятельности предприятия.
Какие задачи выполняет казначейство?
Управление денежными средствами является важной составляющей финансового менеджмента, стратегическая цель которого заключается в постоянном увеличении рыночной стоимости компании, посредством направления всех управленческих решений на улучшение ключевых показателей, влияющих на стоимость.
Оперативные цели условно можно разделить на две составляющие - это обеспечение потребностей компании в денежных средствах и оптимизация денежных потоков.
Достижение этих целей обеспечивается за счет решения следующих основных задач:
Цель: обеспечение потребности компании в денежных средствах:
поддержание оптимального размера запаса денежных средств по центрам учета;
устранение кассовых разрывов (отрицательное сальдо на конец периода);
анализ доступности денежных средств;
Цель: оптимизация денежных потоков:
установка KPI;
календарное (понедельное) планирование денежных средств;
осуществление платежей в рамках бюджетных лимитов;
контроль каждого платежа (согласование заявок на расход);
управление договорными отношениями;
управление дебиторской задолженностью;
управление кредиторской задолженностью;
план-фактный анализ календарного плана;
контроль KPI;
Необходимо отметить, что задачи по управлению ликвидностью и планированию денежных средств также выполняются с помощью такого инструмента как «Бюджетирование» - данный инструмент очень тесно связан с казначейством.
Но бюджетирование в основном отвечает за долгосрочное планирование, в то время как казначейство решает задачи оперативного (краткосрочного) планирования, с детализацией до дня или до каждого конкретного платежа.
Какие инструменты казначейства решают вышеперечисленные задачи?
Одним из основных инструментов казначейства является бюджет движения денежных средств.
Составление бюджета денежных средств позволяет спрогнозировать чистый денежный поток в разрезе видов деятельности: операционной, финансовой и инвестиционной.
Бюджет движения денежных средств (БДДС) составляется, как правило, на длительный срок (квартал, месяц) и для системы казначейства является ограничением, а точнее, бюджетным лимитом.
Можно сказать, что БДДС является связующим звеном между бюджетированием и казначейством, только для системы бюджетирования это «выход», а для системы казначейства - «вход».Составление БДДС обычно происходит в три этапа:
определение объемов поступлений и выплат;
определение объемов и структуры внешнего финансирования;
корректировка БДДС с целью обеспечения минимально необходимого остатка денежных средств;
Для группы компаний информативность инструмента повышается в случае формирования БДДС в унифицированном (едином) формате по каждому юридическому лицу и консолидированного БДДС по всему холдингу.
Практический опыт
Рассмотрим применение данного инструмента на следующем примере: компания осуществляет транспортные перевозки и насчитывает порядка 11 филиалов по России.
Исторически так сложилось, что управляющая компания и удаленные подразделения работали в большей степени автономно.
Управление денежными средствами было децентрализованное, и планирование осуществлялось каждым филиалом обособленно и в собственном формате, т.е. не было единой классификации статей БДДС и структуры самого бюджета.Консолидировать информацию о денежных потоках не было никакой возможности, что приводило к следующей ситуации: при возникновении кассовых разрывов, филиал пользовался услугами банка и, соответственно, увеличивал банковские издержки.
Как следствие, нельзя было сравнить эффективность деятельности участников группы, а о перекрестном финансировании в холдинге и речи быть не могло.
Решение
Вышеперечисленные проблемы решились с помощью организации централизованного казначейства и разработке унифицированного бюджета БДДС. Была разработана единая классификация бюджетных статей с учетом специфики всех лиц входящих холдинг. Также был проработан механизм консолидации бюджета.
Это позволило владельцам бизнеса анализировать и сравнивать финансовое состояния удаленных подразделений и принимать обоснованное решение о перераспределении свободных денежных средств между ними.
Таким образом, компания получила возможность управлять денежными потоками географически распределенной сети филиалов, как единым организмом.
Еще одним инструментом является платежный календарь, с помощью которого прослеживается динамика платежей, что позволяет синхронизировать поступления и выплаты в оперативном режиме и обеспечить соблюдение приоритетов платежей.
Составление и разработка платежного календаря позволяет определить остаток на начало и конец периода, приход и расход ДС с детализацией до дня.
Практический опыт
Рассмотрим важность использования календарного планирования на примере. Компания занимается проектной деятельностью, при этом проекты длительные и условия взаимоотношений с покупателями постоянно меняются.
Полноценное планирование осуществлялось только по затратам, в силу специфики бизнеса прогнозировать поступления от реализации по дням было очень сложно. Еще одна сложность заключалось в том, что план по доходам за месяц не выполнялся в полном объеме, а по затратам был вынужденный перерасход денежных средств.
Такая ситуация с завидным постоянством приводила к кассовым разрывам внутри календарного месяца и как следствие, к задержке выплаты зарплаты сотрудникам, не выполнение договоренности с поставщиками и дополнительные затраты.
Решение
После тщательного анализа выяснилось, что руководители ЦФО практически всегда могут указать точную дату расхода, перерасход по затратным статьям был связан с не рациональным планированием расходов на обучение, модернизацию оборудования, т.е. статьи, которые были не критичными для оперативной деятельности.
Руководству надо было решать сразу две проблемы:
Прогнозировать поступления так, чтобы максимально точно можно было рассчитать остаток денежных средств на конец дня.
Не допустить ситуацию, когда план по доходам не выполняется, а план по расходам выполняется в полном объеме.
Для решения первой проблемы была переработана классификация статей БДДС так, чтобы для каждой статьи можно было определить способ распределения по дням. Были установлены зависимости отельных доходных статей от других плановых или фактических показателей.
Для совсем «непрогнозируемых» статей метод распределения установили как среднедневной, для ряда статей базой распределения служили коэффициенты, рассчитанные на основании статистических данных прошедших периодов.
Для решения второй проблемы, было приятно решение «завязать» план по расходам (на обучение, модернизацию) на план по доходам, т.е. чтобы эти расходы оплачивались пропорционально выполнению плана по поступлению ДС от продаж.
В результате этих мер, удалось синхронизировать денежные потоки посредством правильного составления и выполнения платежного календаря, отражающего конкретные сроки, объемы, источники поступлений и направления расходования денежных средств.
Самым эффективным способом не допустить несанкционированный расход ДС является механизм согласования и утверждения заявок на расход ДС.
Заявка представляет собой запрос сотрудника на поступление или выплату ДС, содержащий всю информацию о данной операции: цель, получатель, дата операции.
Заявку должны согласовывать ответственные лица и после утверждения, на основании заявки должно происходить фактическое перечисление денежных средств.
Данный инструмент используется во многих организациях и дает вполне очевидные результаты.
Поэтому хотелось обратить внимание на связь построения механизма формирования заявок с платежным календарем и БДДС.
Во-первых, заявка должна быть основой для формирования платежного календаря, во-вторых, на основании заявок удобно формировать реестр платежей на следующий банковский день и создавать платежные поручения.
Но самое главное заявка должна проходить контроль на соответствие бюджетным лимитам.
Практический опыт
Как эта связь влияет на работу казначейства, рассмотрим на следующем примере.
Компания занимается туроператорской деятельностью и состоит из большого количества подразделений и сотрудников.
Финансовый директор самостоятельно выполнял казначейские функции, которые заключались в визировании заявок на бумажном носителе.
Планирование в организации не осуществлялось, и задачи по управлению денежными средствами сводились к оперативному контролю платежей.
В условиях постоянного расширения бизнеса, процесс согласования заявок начал отнимать большую часть времени, а решение вопросов об оплате сверхлимитных платежей или сроках переноса заявок требовали почти ежедневных собраний.
Решение
Руководство одобрило идею о расширении финансового отдела и выделении нового сотрудника на роль казначея. Финансовый директор делегировал ему часть полномочий, но для того, чтобы весь процесс проходил под его контролем, необходимо было определить лимиты по бюджетным статьям на будущий период.
Для этого было приято решение разработать и внедрить БДДС с периодичностью месяц, который устанавливает лимит последующего использования денежных средств при оперативном планировании.
В результате финансовый директор основное внимание уделял подготовке и утверждению бюджета движения денежных средств.
Казначей, в свою очередь, должен был в оперативном режиме контролировать все заявки на соответствие бюджетным лимитам и в случае, когда заявка не превышала лимит автоматически утверждать ее.
Это позволило финансовому директору уделять больше внимания стратегическому управлению и планированию финансовой деятельности.
Если планирование БДДС решает вопросы контроля над превышением бюджетного лимита, то задачу сбалансированности платежей (в какой последовательности выполнять платежи и какие платежи можно перенести, а какие нет) успешно выполняет механизм определения приоритетности платежей.
Система приоритетности платежей позволяет оптимизировать платежный календарь в том случае, когда сумма заявок в определенный день превышает доступный объем платежных ресурсов. А для быстрого принятия решения, в реестре, платежи должны группируются в порядке убывания приоритета.
Другим важным инструментом системы управления финансами является нормирование остатков денежных средств. Норматив необходим для определения дефицита или избытка платежных средств и позволяет принимать решения по распоряжению ими в краткосрочной перспективе с целью получения максимального эффекта.
Практический опыт
Торговая компания имеет высокую оборачиваемость денежных средств и большое количество платежей до 30-40 в день.
Вместе с этим, в компании существовала проблема нехватки денежных средств (на счетах меньше средств, чем это необходимо для оплаты выставленных счетов).
В финансовый отдел поступало до 100 заявок, из которых около 30 нужно оплатить «сегодня». Вопрос, чью заявку оплатить в первую очередь, решался между руководителями ЦФО, что автоматически переводило деловые отношений в личные соревнования, на которые уходило много рабочего времени.
Решение
Выход из этой ситуации сводился к тому, чтобы заранее определить критерии, которые будут влиять на принятие решения об оплате, и максимально исключить человеческий фактор.Для реализации данного способа необходимо было сделать несколько действий.
Шаг 1. Определить перечень статей расходов и их статус. Как правило, по статусу статьи делятся на три группы:
статус 1 - статьи, которые должны оплачиваться в первую очередь (например, расчеты с банками и налоговыми органами);
статус 2 - статьи, которые должны оплачиваться во вторую очередь (например, затраты на покупку товара);
статус 3 - статьи, которые оплачиваются в том случае, если все платежи по первой и второй группам исполнены (например, расходы, связанные с хозяйственными нуждами компании).
Шаг 2. Определить значимость контрагента для компании. В первую очередь, должны оплачиваться счета, выставленные «стратегическими» контрагентами (например, тем, которые представляют интерес для компании в плане долгосрочного сотрудничества).
Шаг 3. Определить статус договора, так как с одним и тем же контрагентом могут быть заключены «неравнозначные» договора. В условиях нехватки средств целесообразно определить приоритеты их исполнения, в соответствии с которыми будут оплачиваться выставленные счета.
В итоге выполнения всех действий, сотрудники финансового отдела получили список статей с заранее проставленными приоритетами и проранжированный список контрагентов и договоров.
Это позволило определять приоритет каждой заявки без участия сотрудников других отделов, что, в свою очередь, упорядочивало работу всех подразделений и экономило рабочее время сотрудников.
Кому имеет смысл внедрять казначейство?
При внедрении системы управления денежными средствами важно проанализировать ожидаемый экономический эффект и расходы на внедрение.
Возможно, что для малого бизнеса результат не оправдает понесенные затраты, а для крупной организации с большими оборотами и численностью персонала это не только целесообразно, но и может спасти бизнес.
Для внедрения системы необходимо не только выделить людей, которые будут выполнять ту или иную функцию казначейства, но и организовать централизованное единое управление.
Обычно в компаниях функции казначейства выполняют различные подразделения, например, бухгалтерия, отвечает за взаимодействие с банком, планово-экономический отдел планирует движение денежных средств, а финансовый директор составляет отчетность.
Но максимально эффективно казначейство работает, когда все функции, в том числе и взаимодействие с банком, перекладывается на специальное выделенное подразделение.
Классический пример: для казначейства критично видеть актуальный остаток на расчетных счетах, а сотрудники бухгалтерии проводит платежки через несколько дней, когда приходит подтверждение на бумажном носителе. Выход из этой ситуации обычно заключается в следующих организационных изменениях:
функции контроля за платежами берет на себя финансовый отдел;
для ввода информации в систему используется «клиент-банк»;
Также снижается эффективность из-за неправильной организационной структуры компании, если, например, подразделение, которое контролирует и предоставляет сведения о кредиторской и дебиторской задолженности или ведет договорные отношения, не подчиняется напрямую финансовому директору. Как следствие - у подразделений разная мотивация, что влияет на эффективность управления финансами.
Поэтому важно построить организационную структуру так, чтобы за управление денежными средствами отвечало специализированное подразделение во главе с Финансовым директором.
Такое подразделение, как правило, тоже называется «Казначейство» и выполняет оперативное управление финансовыми потоками компании, основанное на организации взаимоотношений с банками, страховыми компаниями, различными фондами и другими финансовыми институтами. Задуматься о внедрении казначейства необходимо при следующих условиях:
Увеличение количества контрагентов;
Увеличение оборотов, количества казначейских операций и т.п.
Сложная организационная структура (холдинг, филиальная структура)
Разноплановая деятельность организации (несколько видов оперативной деятельности, финансовая, инвестиционная)
С чего начать?
Как показывает практика, до начала работ по внедрению системы необходимо определить цели, требования к системе, сроки, бюджет проекта и назначить ответственного. В качестве инициатора процесса и ответственного обычно выступает финансовый директор.
Когда понятны требования, целесообразно предварительно описать, как будущая система будет функционировать. Для этого нужно начать работу с создания единой методологии управления денежными средствами компании.
Прежде чем говорить о методологии, необходимо отметить, что для каждой организации будет свой набор мероприятий и своя методика учета , т.к. учет казначейских операции в большей степени зависит не только от специфики бизнеса, организационной структуры, но и от конкретных должностных лиц.
Например, для небольшой компании, организационная структура которой состоит из 3 отделов, функции казначея может выполнять главный бухгалтер, он же будет утверждать заявки на расход, т.е. цепочка согласования будет состоять из одного звена, в этом случае достаточно будет разработать форму заявки и бюджет движения денежных средств (БДДС).
В свою очередь, для того чтобы организовать централизованное казначейство в холдинге, со сложной организационной структурой, набор мероприятий будет гораздо шире. Например, для этого понадобится определить все денежные потоки с внешними контрагентами и расчеты внутри группы, выделить казначея для каждого юридического лица и проработать алгоритм консолидации БДДС.
Также важным аспектом является наличие или отсутствие на предприятии системы бюджетирования: например, если БДДС уже формируется, то для казначейства его можно использовать в готовом виде, в качестве лимитов расходования денежных средств.
Таким образом, получается, что алгоритм формирования методологической основы зависит от структуры компании, специфики ее деятельности и наличия инструмента бюджетирования на предприятии.
План мероприятий
До того как приступить к разработке методологии, лучше составить план мероприятий, это поможет спрогнозировать всю работу по созданию методики, понять на каком этапе каким сотрудникам компании необходимо участвовать в создании методологии.
Для организации такого процесса, как правило, требуется осуществить ряд мероприятий:
Шаг 1: проанализировать текущие бизнес-процессы движения денежных потоков;
Шаг 2: описать будущие бизнес-процессы казначейства;
Шаг 3: определить центры финансовой ответственности;
Шаг 4: разработать бюджет движения денежных средств;
Шаг 5: разработать процедуру согласования заявок и печатные формы;
Шаг 6: разработать методику финансового планирования;
Шаг 7: разработать регламент выполнения казначейских функций;
Шаг 8: разработать методику оценки эффективности системы казначейства.
Примечание: Для крупных предприятий внедрение казначейства, как правило, происходит после внедрения бюджетирования, и шаги 3 и 4 уже выполнены. В этом случае БДДС выступает в качестве лимитов расходования денежных средств.
Рассмотрим подробнее каждое из данных мероприятий.
Практически все результаты мероприятий должны войти в один документ под названием «Регламент выполнения казначейских функций», но для удобства мы выделим основные блоки этого документа и рассмотрим их формирование по отдельности.
Первым результатом создания методики будет документ «Описание текущих бизнес-процессов движения денежных потоков», этот документ обычно не включается в регламент, но будет служить основой для описания новых бизнес-процессов, также он будет полезен в случае последующей модернизации методики.
Еще одним результатом создания методики будет документ «Альбом печатных форм», все печатные формы и бланки включаются в регламент, вместе с этим, имеет смыл хранить их отдельно, т.к. их периодически распечатывают пользователи или сразу заполняют в электронном виде.
Заключительным результатом создания методики должен быть документ «Методика оценки эффективности системы казначейства». Этот документ тоже не включается в регламент, но будет использоваться уже для оценки функционирования самой методики, т.е. для проверки достижения поставленных целей в результате внедрения системы казначейства.
Вывод:
Созданию эффективной системы управления денежными средствами предшествует большая методическая работа, которая включает в себя анализ структуры предприятия, изучение текущего финансового состояния, выявление проблемных участков и формирование способов преодоления, разработку регламентных документов.
Для каждой организации будет свой набор мероприятий, поэтому важно, чтобы разработкой методики занимались опытные специалисты, либо привлекались консультанты, специализирующие в данной области. Существует много аспектов, которые следует учесть при формировании методики, следовательно важной составляющей успеха является профессионализм и практический опыт специалистов, непосредственно занятых в данном процессе.
Результатом этого непростого труда станет упорядоченная и налаженная работа казначейства - как механизм швейцарских часов.
Функции управления кассой и расчетным счетом присутствовали и присутствуют на наших предприятиях, просто их не выделяли или не объединяли в отдельную группу и не вменяли в обязанность отдельному человеку или подразделению. Казначейство в компании облегчает выполнение кассового бюджета.
Управление денежными потоками является наиболее критической операцией для любых организаций, кроме разве что самых богатых. Если когда-либо возникает нехватка денег, то невозможно выдать зарплату, поставки не оплачиваются, плановый платеж по кредиту не будет произведен? и инвесторы не получат дивидендов. Любой из этих факторов может либо остановить бизнес, либо привести к быстрой смене его руководителей. На сегодняшний день, вследствие развития системы бюджетного управления, возникла осознанная необходимость к указанным ранее функциям добавить еще и составление кассового бюджета (не будем останавливаться на доказательстве его необходимости), контроль установленных лимитов затрат и выполнения кассового бюджета в целом. Для этого уже надо выделять специально обученного человека или группу специалистов, а называться они будут казначейство.
В давние времена на Руси казначеем называли хранителя казны (имущества, сокровищ) князя, монастыря, боярина. С конца 15 века он становится придворным и думным чином, в ведении которого находится казенный двор с царской казной. В середине XVI века деятельность казначеев приобрела такую значимость, что они не только ведали многими статьями государственных доходов и расходов, но и обладали правом суда, участвовали в переговорах с иностранными представителями.
Сегодня нет единого понимания роли и задач подразделения под названием «казначейство». К вопросу о его создании часто возвращаются после возникновения ряда проблем, которые можно решить именно посредством такого подразделения. Попытаемся обобщить основные проблемы, которые приводят к созданию казначейства. По крайней мере, нам пришлось с некоторыми из них в том или ином виде столкнуться. Такими были:
- Отсутствие оперативной информации о состоянии краткосрочных активов и пассивов (остатки на счетах, краткосрочные ссуды и кредиты, финансовые вложения и др.);
- Отсутствие единой политики и процедур управления денежными средствами;
- Трудности при планировании движения денежных средств более чем на неделю;
- Отсутствие управления и контроля над расходами.
Казначейство контролирует прохождение всех платежей, независимо от их назначения и выполняет следующие основные группы функций:
- Операционные:
- Свод бюджетов доходов и расходов денежных средств предприятий или центров прибыли и затрат.
- Составление платежного календаря.
- Распределение платежей по предприятиям (или центрам затрат) и управляющей компании
- Работа с банками.
Пример. Различные счета нашего холдинга находятся в разных банках, но остатки аккумулируются в одном банке. Поэтому если необходимо провести оплату в пользу юридического лица, входящего в холдинг, деньги просто переводятся со счета на счет. При этом необходимо учитывать, что любой банк оказывает ту или иную услугу, например кредитование, при условии, что вы обеспечите ему оборот на определенную сумму,- это позволит банку заработать. Одна из задач казначейства - обеспечить такой оборот через этот банк.
- Функции контроля
- Контроль платежей в части установленных лимитов. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на платеж в этом периоде либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование по установленным процедурам.
Существует несколько вариантов контроля платежей центров затрат или подотчетных компаний:
- Предприятие поручает центральному офису распоряжаться своим банковским счетом. Инициируемые предприятием заявки на платежи направляются в центральный офис, где они согласовываются и утверждаются. Казначейство в данном процессе играет роль единого расчетного центра.
- Платежи в рамках утвержденного бюджета осуществляются предприятием самостоятельно. Внебюджетные и сверхлимитные платежи проходят обязательную процедуру согласования в центральном офисе.
- Предприятие направляет платежи в уполномоченный банк, который автоматически пересылает платежное поручение в головной офис. Поручения, утвержденные центральным офисом, возвращаются в банк к исполнению (смешанный способ).
Использование конкретного варианта схемы контроля и прохождения платежей зависит от модели построения самого казначейства и будет рассмотрено далее.
- Контроль использования собственных средств и перераспределение средств между компаниями группы (при необходимости) или центрами затрат и центрами прибыли.
- Контроль показателей оборачиваемости дебиторской, кредиторской задолженности и запасов.
Функциональное наполнение и структура компании или группы компаний определяют модель организации работы казначейства. Можно выделить две основные:
- Централизованная модель;
- Децентрализованная модель.
Автор не претендует на уникальность терминов, но такие названия моделей достаточно точно отражают их суть. Главной отличительной чертой первой модели является жесткая централизация платежей. Как правило, эта модель в разных ее проявлениях используется на предприятиях с небольшим объемом трансакций. В структуре финансовой службы просто выделяется один человек, ответственный за контроль и проведение платежей. Также эта модель используется в некоторых холдингах. В таких структурах платежи осуществляются через единый счет или систему транзитных счетов с автоматической переброской на основной, через который казначейство осуществляет платежи. Ключевым фактором успеха при переходе на централизованную модель казначейства является управление информационными потоками. Осуществить эту работу без налаживания обмена данными между уровнями холдинга или центрами затрат и прибыли предприятия невозможно. Поэтому сразу после принятия решения о централизации казначейских функций следует выбрать автоматизированную систему, которая сможет обеспечить контроль над платежами всех дочерних компаний в режиме онлайн. Иначе реальную картину происходящего можно будет получить в лучшем случае на следующий день. Оперативность работы структурных подразделений также снизится, поскольку согласование платежных заявок будет занимать продолжительное время. Задачи такого уровня под силу решить системам ERP класса.
Если же структура предприятия более демократична, тогда более целесообразно использовать децентрализованную модель работы казначейства. Основным отличием является предоставление права осуществления платежей непосредственно из центров затрат или бизнес-направлений (здесь подразумеваются как отдельные юридические лица, так и группы компаний, объединенных по единому признаку). Это более сложный случай с иными процедурами и бизнес-процессами.
Таким образом, мы видим, что при различных моделях организации казначейства на первый план выходят различные функциональные приоритеты. В первом случае - это операционная деятельность, во втором случае - контрольные функции. Нетрудно проследить параллель между приоритетностью в задачах казначейства и организационной структурой холдингов или организацией управления на предприятиях. В случае вертикально интегрированного холдинга используем модель централизованного казначейства, в случае горизонтально интегрированного холдинга - используем «демократическую» децентрализованную модель. Проводя аналогии с организационной структурой холдинга дальше, приходим к тому, что имеет право на существование и смешанная модель организации казначейства.
Пример. В холдинге существуют различные проекты или стадии развития проектов. Проектами назовем бизнес-направления. Например, существует проект «Сеть ресторанов», который включает несколько юридических лиц и несколько ресторанов. Проекты на этапе разработки и открытия курируются управляющей компанией, и казначейство выполняет функции первой модели. По отношению к вышедшим на проектную мощность проектам управляющая компания выполняет контрольные функции. Соответственно, казначейство работает по второй модели. Это наиболее сложная с точки зрения реализации модель, так как необходимо иметь инструмент распределения и осуществления платежей и инструмент контроля.
И в первом, и во втором, и в третьем случаях базисом для осуществления функций казначейства является сводный кассовый бюджет. Составление его особенно в крупных
компаниях или холдингах влечет за собой достаточно большой объем ручного труда в части ввода информации, так как все это делается в таблицах Excel.
В большинстве компаний основные казначейские функции выполняет финансовый директор. Однако при развитии бизнеса обязанности финансового директора расширяются, смещаясь в сторону стратегического управления, а суммы, с которыми работает компания, и соответственно финансовые риски постоянно увеличиваются. В такой ситуации создание казначейства, которому финансовый директор может делегировать часть своих функций, просто необходимо.
В заключение хотелось бы отметить, что главная сложность при создании казначейства состоит в организации работы сотрудников холдинга по новым правилам. Для каждого этапа работы целесообразно составить соответствующие формы, процедуры и разослать их по всем компаниям холдинга. Но главная задача не в придумывании и составлении формуляров и методичек, а в требовании неукоснительного их выполнения. То же касается и операционной деятельности в рамках казначейства - все данные о движении денежных средств должны поступать в казначейство своевременно. Это наиболее важный, ответственный и длительный период создания казначейства.
Создание казначейства в холдинге можно проводить в три этапа.
- Построение вертикали подчинения казначейства. Нужно определить функции органов казначейства в подконтрольных структурах и их подчиненность. Оптимальной считается матричная структура, в которой казначеи в части своих функциональных обязанностей подчиняются центральному офису, а организационно - руководителю подразделения. Как и у каждой структуры, тут присутствуют свои плюсы и минусы, но так как они вытекают из организации бизнес-процессов конкретного предприятия или холдинга, нет смысла подробно на них останавливаться.
- Разделение функций (полномочий) казначейства по типам управляемых им финансовых рисков на уровне холдинга и на уровне управляемых компаний. Обычно финансовый риск измеряется ценой вопроса.
- Централизация либо децентрализация (в зависимости от выбранной модели) управления финансовыми потоками. Следствием этого может стать перевод всех счетов холдинга в единый банк для упрощения проведения платежей в одном случае или для большей прозрачности и облегчения контроля над платежами в другом.
В процессе внедрения и перераспределения этих функций достаточно большая вероятность возникновения подсознательного противодействия со стороны руководителей центров затрат, или предприятий, которые входят в холдинг, особенно если ранее этих процедур не было вообще ни в каком виде. Им кажется это излишней формализацией и своего рода придумыванием работы для специалистов службы финансового директора. Но, оценивая объем информации, которую надо обработать в ручном режиме, становится очевидным, что с ростом количества трансакций именно казначейство является наиболее действенным инструментом, который помогает топ-менеджменту компании, с одной стороны, избежать рутинной работы, а с другой,- осуществлять полный контроль распределения и движения денежных средств компании или холдинга. Таким образом, компания может предвидеть масштабы и время наступления денежных проблем и предпринять усилия для их своевременного разрешения.
Положение об отделе казначейство
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела «Казначейство» ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних компаний.
1.1.2 Отдел «Казначейство» является структурным подразделением в составе Управления финансов и инвестиций Финансового департамента ООО "ХХХ", выполняющим функции по обеспечению ликвидности Компании.
1.1.3 В своей деятельности Отдел «Казначейство» руководствуется:
Законодательством Российской Федерации,
Уставом ООО "ХХХ",
Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.),
Настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П. PF-230 от 30.05.00 г.);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;
5. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг.
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
ОК – Отдел «Казначейство»;
ГФКУ – Группа финансово-кредитного управления;
ГВП - Группа выполнения платежей;
ГД - генеральный директор;
РКГ – Расчетно-кассовая группа;
ТЭО – технико-экономическое обоснование;
Компания – ООО "ХХХ".
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел «Казначейство» создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура ОК согласовывается с Начальником Управления финансов и инвестиций, Зам. ГД по финансам/Финансовым директором, Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником ОК или Начальником Управления финансов и инвестиций, Зам. ГД по финансам/Финансовый директор.
2.3 Штатное расписание ОК согласовывается с Начальником Управления финансов и инвестиций, Зам. ГД по финансам/Финансовым директором, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником ОК или Зам ГД по финансам/Финансовым директором, Начальником Управления финансов и инвестиций.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела «Казначейство», численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры ОК согласовываются с Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОК.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура ОК построена по линейному принципу.
3.2 Организационно-функциональная структура ОК:
Группа финансово-кредитного управления;
Группа выполнения платежей;
Расчетно-кассовая группа.
Деятельность структурных подразделений в составе ОК регламентируется соответствующими Положениями: Положением «Об Отделе «Казначейство» ООО "ХХХ".
3.3 Руководит Отделом «Казначейство» Начальник отдела, деятельность которого регламентируется «Положением О Начальнике отдела «Казначейство».
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника ОК находятся:
Руководитель ГФКУ;
Руководитель ГВП;
Руководитель РКГ.
3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри ОК определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".
4.1 Главная цель ОК – обеспечение ликвидности компании.
4.2 Подцелями ОК являются:
4.2.1 Обеспечение ликвидности Компании;
4.2.2 Оптимизация затрат на финансирование;
4.2.3 Управление денежными средствами компании;
4.2.4 Организация и координация работы с финансовыми и кредитными организациями по привлечению и размещению кредитных ресурсов.
5 Функции
Функции, выполняемые Отделом «Казначейство»:
5.1 Финансовое планирование;
5.2 Управление структурой активов и пассивов;
5.3 Управление денежными активами;
5.4 Управление привлечением и размещением денежных средств;
5.5 Управление кредитной политикой компании;
5.6 Управление финансовыми рисками;
5.7 Осуществление административного контроля за деятельностью подразделений ОК;
5.8 Осуществление взаимодействия ОК с другими подразделениями Компании.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
Отдел «Казначейство», выполняя свои функции, осуществляет следующие взаимодействия.
6.1.1 Взаимодействие с Финансовым директором, Генеральным директором и другими руководителями Компании в рамках своих полномочий по всем вопросам, связанным с финансово-экономической деятельностью Компании.
6.1.2 Взаимодействие со всеми структурными подразделениями Компании в рамках своих полномочий по всем вопросам, связанным с финансово-экономической деятельностью Компани
6.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция»
6.2.1 При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4, 5 настоящего положения, связаных с вопросами следующего характера:
1. Стратегические вопросы;
2. Вопросы методологического характера;
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Отделом «Казначейство», начальник ОК имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника ОК входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
Отдел «Казначейство», выполняя свои функции, осуществляет следующие взаимодействия:
6.3.1 Взаимодействие с руководством «ООО "ХХХ"» и всеми структурными подразделениями «ООО "ХХХ"» в рамках своих полномочий по всем вопросам, связанным с финансово-экономической деятельностью Компании и ее взаимодействия по этим вопросам с управляющей компанией.
6.4 Взаимодействие с внешними компаниями.
6.4.1 Взаимодействие с внешними организациями в рамках своих полномочий по всем вопросам, связанным с финансово-экономической деятельностью Компании и ее взаимодействия с внешними компаниями.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности ОК осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели ОК на год устанавливаются Зам. ГД по финансам/Финансовым директором, согласовываются с 1-м Заместителем Генерального директора и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ОК ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана на год Начальник ОК представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела «Казначейство» и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы ОК Начальник ОК предоставляет отчет Зам. ГД по финансам/Финансовому директору.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела «Казначейство» могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ОК, Зам. ГД по финансам/Финансовым директором или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности ОК, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются следующие показатели:
9.1.1 Полное страхование имущества компании, минимизация затрат на страхование;
9.1.2 Минимизация курсовых потерь от изменения курса валют, хеджирование валютных рисков при помощи деривативов;
9.1.3 Контроль за соотношениями ПДЗ к ОДЗ, недопущение возникновения безнадежной ПДЗ;
9.1.4 Минимизация финансовых (кредитных) рисков;
9.1.5 Поддерживание оптимальной величины заемного капитала для обеспечения заданного уровня ликвидности, платежеспособности, расходов по обслуживанию долга и ограничений головной компании;
9.1.6 Минимизация затрат на осуществление расчетно-кассового и валютного обслуживания;
9.1.7 Недопущение нарушений валютного законодательства в рамках сферы ответственности отдела;
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для ОК в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права и полномочия
Отдел «Казначейство» наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия ОК осуществляет Начальник ОК.
Функции, права и полномочия Начальника ОК приведены в «Положении о Начальнике Отдела «Казначейство» ООО "ХХХ".
10.1 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления ООО "ХХХ" предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Компании, составлении бюджета.
10.3 Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности ОК, а также оценкой эффективности работы ОК.
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся деятельности ОК, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы ОК.
10.5 Осуществляет расходование денежных средств Компании в рамках бюджета ОК ООО "ХХХ"
10.6 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.
10.7 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции ОК.
10.8 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.9 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" для доработки документы, подготовленные с нарушением существующих требований.
10.10 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач ОК.
10.11 Контролирует деятельность отдела.
10.12 Вносит на рассмотрение Генерального директора и Правления предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.13 Визирует все документы, связанные с деятельностью Компании по вопросам деятельности отдела.
11 Ответственность
11.1 Начальник ОК несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части компетенции ОК в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник ОК несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции ОК.
